Egy üzleti ügyintézés során érkező „kérünk egy adóhatósági igazolást” üzenet még nem feltétlenül tartalmaz elegendő információt a következő lépéshez. A NAV honlapján külön tájékoztató szerepel az adóhatósági igazolásokról, az IGAZOL pedig az ezekkel kapcsolatos ügyek intézéséhez szolgáló összevont nyomtatványként jelenik meg. A Gold Brücke mai gyakorlati témája az igény előkészítése: milyen információcsomagot érdemes összeállítani, mielőtt a feladat a könyvelőhöz kerül? Nem új kötelezettségről, hanem átláthatóbb munkaszervezésről van szó.
Elsőként célszerű megőrizni a kérő fél eredeti megkeresését és mellékleteit. Egy belső adatlapon szerepelhet, ki kéri az igazolást, milyen ügyhöz, melyik vállalkozástól, és pontosan milyen tartalmat vár. Ha csak általános elnevezés szerepel a levélben, érdemes írásban pontosítást kérni. A kollégák által használt rövidítés vagy egy korábbi ügy dokumentumneve ne helyettesítse az aktuális elvárás tisztázását. Hasznos lehet az ügyhöz kapcsolódó hivatkozási számot is rögzíteni.
Külön mezőt kaphat az érintett időszak vagy állapotnap, amennyiben a megkeresés ilyet megjelöl. Ugyanígy érdemes rögzíteni a kért átadási formát, a címzettet és a kérő fél által közölt határidőt. Ezek a kérés adatai, nem automatikusan jogszabályi előírások. Ha valamelyik információ hiányzik, maradjon „tisztázandó” jelölés a helyén; egy régi ügyből átmásolt dátum vagy emlékezetből beírt elvárás könnyen félrevezető lehet.
Szemléltető helyzet: ugyanattól a vállalkozástól két üzleti partner is igazolást kér. Az egyik megkeresés konkrét időpontra hivatkozik, a másik nem nevezi meg az elvárt tartalmat. Szervezési szempontból célszerű két külön igényt vezetni, és nem előre feltételezni, hogy ugyanaz a dokumentum mindkettőhöz megfelelő lesz. Az eltérő elvárások így már az előkészítéskor láthatóvá válnak, és a könyvelő célzott kérdésekkel tud továbbhaladni.
Az átadási csomaghoz kapcsolódhat a vállalkozás azonosító adata, az eredeti kérés, a pontosítások és a belső felelős neve. Érdemes elkülöníteni, ki egyeztet a kérő féllel, ki ellenőrzi az alkalmazandó eljárást, és ki követi az ügy állapotát. Egyszerű státuszok lehetnek: pontosítás alatt, előkészítve, benyújtva, megérkezett, továbbítva. A benyújtott állapotot csak a tényleges benyújtás visszaigazolása alapján jelöljék, ne a tervezett intézkedés alapján.
Az igazolás megérkezésekor javasolt összevetni a dokumentumot az eredeti igénnyel, majd rögzíteni a továbbítás címzettjét és napját. Az iratokhoz csak az ügyben érintett munkatársak kapjanak hozzáférést. Forrás: NAV, https://nav.gov.hu/ — az „Adóhatósági igazolások” tájékoztató és az IGAZOL nyomtatvány felsorolása. A bemutatott adatlap általános szervezési javaslat; az adott igazolás feltételeit, az eljárást és a képviseleti jogosultságot külön kell tisztázni. A cikk nem személyre szabott adótanács.
Kérdésed van? Kérdezd Kovalcsik Mónikát.