Egy vállalkozás következő beszerzésénél nemcsak az számít, mennyit számlázott, hanem az is, mikor áll rendelkezésére a pénz. A WKO Gründerservice a tervezési témák között külön foglalkozik a tőkeigénnyel és a finanszírozással, továbbá pénzügyi tervezési eszközként mutatja be a Plan4You megoldást. A Gold Brücke mai gyakorlati témája ehhez kapcsolódik: hogyan készülhet a könyvelési adatok mellé egyszerű, rendszeresen frissíthető pénzforgalmi munkatábla? A cél nem új nyilvántartási kötelezettség bemutatása, hanem a döntések előkészítése.
Kiindulásként válasszon a csapat egy áttekinthető, például négyhetes időszakot, heti oszlopokkal. A nyitó összeg az időszak elején ténylegesen rendelkezésre álló pénzt mutassa, ne a még kifizetetlen vevőszámlákat. Külön sorra kerülhetnek a várható beérkezések és kifizetések, majd ezekből számítható a tervezett záró összeg. Több bankszámla vagy pénznem esetén célszerű először külön táblát vezetni; különböző pénznemek összegeit ne adják össze átváltási alap nélkül.
A bevételi oldalon minden tételhez kapcsolódjon partner, bizonylat, összeg és várható beérkezési időpont. A szerződéses fizetési határidőt érdemes külön mezőben megtartani: a tervezési becslés ne írja felül az eredeti adatot. Jelölhető az is, hogy a dátumot a partner visszaigazolta, korábbi tapasztalat alapján becsülték, vagy még egyeztetni kell. Egy ajánlatból remélt bevétel így nem látszik ugyanolyan biztosnak, mint egy már visszaigazolt fizetés.
A kifizetéseknél különítsék el a meglévő kötelezettségeket a még csak tervezett beszerzésektől. A szállítói tételek mellé kerülhetnek az ismert bérjellegű kiadások, bérleti díjak és a könyvelővel egyeztetett adófizetések. Az összegek és időpontok dokumentumokból vagy ellenőrzött számításból származzanak, ne emlékezetből. A bizonytalan tételt nem kell elrejteni: kapjon becsült jelölést és felelőst, aki tisztázza. A munkatábla önmagában nem indokol fizetési halasztást.
Szemléltető helyzetként gondoljunk egy vevői utalásra, amelyet ugyanarra a hétre várnak, mint egy nagyobb szállítói kifizetést. Készüljön egy második tervváltozat is, amelyben a vevő pénze később érkezik. Így áttekinthető, melyik héten csökkenne a rendelkezésre álló összeg, és mely még el nem kötelezett kiadások időzítését érdemes átbeszélni. A forgatókönyv nem jóslat: azt mutatja meg, mennyire függ a terv egyetlen feltételezéstől.
A heti frissítéskor a becslések helyére kerüljenek a tényleges banki mozgások, az eltérésekhez pedig rövid magyarázat. Hasznos lehet megjelölni a frissítés napját és a következő egyeztetés felelősét is. Forrás: WKO Gründerservice, https://www.wko.at/oe/gruendung/start — a pénzügyi tervezési témák és a Plan4You hivatkozás alapjául. A bemutatott munkatábla általános szervezési javaslat, nem az eszköz használati útmutatója vagy személyre szabott pénzügyi, illetve adótanács.
Kérdésed van? Kérdezd Kovalcsik Mónikát.